Relevanz ist das A und O für jedes Intranet. Nur wenn es einen individuellen Mehrwert gibt, nutzt ein Mitarbeitender das Intranet. Aufgabe des Intranet-Managers ist es deshalb, die Unternehmensrealität und Bedarfe der Zielgruppen permanent im Auge zu behalten.
Als ich bei einem früheren Arbeitgeber daran ging, ein Intranet zu erstellen, gab es außer dem CEO und mir nur wenige, die das in einem 50-Personen-Unternehmen für sinnvoll hielten. Aber viele, die die Sucherei nach Informationen und Dokumenten beklagten, die unübersichtlichen Ordnerstrukturen, intransparenten Workflows, die ineffiziente Doppelarbeit, die Mailflut zu „nebensächlichen“ Vorgängen wie Urlaub, Raumbuchung, Onboarding usw.
Silos wohin das Auge blickt
Das E-Commerce-Unternehmen war im Wachstum begriffen, die Abteilungen professionalisierten sich und begannen, eigene Infrastrukturen aufzubauen – Meetingroutinen, Ablagesysteme, Mailverteiler, Prozesse. Die Folge: Die Kollaboration innerhalb der Teams lief gut, abteilungsübergreifend wurde sie immer schwieriger. Es entstanden Wissens-, Prozess- und Daten-Silos. Darunter litten die unternehmensweite Kommunikation, der Austausch, die Rückbindung ans große Ganze.
Planlos am grünen Tisch
Ich erstellte eine erste Projektskizze am grünen Tisch. Damals war Intranet vor allem stationäres Mitarbeiterportal: Information + Wissen + Orientierung + ein bisschen Kollaboration und Vernetzung. Als es an die Detailplanung ging, geriet ich ins Grübeln. Welche Informationen, welches Wissen, wie organisieren? Orientierung – für wen? Von wem? Kollaboration: innerhalb der Teams? Oder team-übergreifend? Vernetzung: Wie viel Interaktion? Sozial oder professional?
Intranet aus IT-Sicht
Viele offene Fragen. Ich beschloss, zunächst mit der unternehmensinternen IT zu sprechen. Dort erhielt ich kritisches Feedback. Intranet?! Wofür das denn? Wir haben doch Microsoft. Und die Lizenzen dafür. Damit kennen sich unsere Mitarbeiter in der IT aus. Ein neues System ist nicht notwendig und auch nicht erwünscht, denn die IT-Landschaft soll einheitlich bleiben. Aha, und was kann Microsoft? Na, alles – das IAM (Identity and Access Management) und das E-Mail und Dokumenten-Management, und Schnittstellen können wir auch einbauen. Wenn notwendig, kriegen wir auch ein GUI (Graphical User Interface) hin. Das sieht dann zwar karg aus, aber wir haben nun mal wenig Kapazitäten.
Die gesamte Unternehmensrealität
Dieses Gespräch zeigte mehr Grenzen als Möglichkeiten auf. Vielleicht die Teams direkt befragen? Ich zog von Abteilung zu Abteilung. Intranet? Brauchen wir nicht. Aber wenn Du schon hier bist: Könnt Ihr nicht mal eine Übersicht über alle Meetings anlegen? Oder: Intranet? Ok, wenn ich dort endlich aktuelle Telefonnummern finde… Oder: Intranet? Hm, weiß nicht. Eine gemeinsame Ordnerstruktur für Marketing und Vertrieb wäre gut, wir schicken uns die Unterlagen per Mail hin und her. Oder: Intranet??? Was wir benötigen, ist ein zentraler Ort mit allen Infos für neue Mitarbeiter. Oder: Könnte man in diesem Intranet den Kantinenplan einsehen und ein Schwarzes Brett organisieren? Die Liste ließe sich fortsetzen. Gedanklich hatte ich nun zwei Pole für „mein“ Intranet: Die vorgegebene Software, also Microsoft mit seinen damals noch schlichten Features auf der einen, die konkreten Bedarfe der Kolleginnen und Kollegen auf der anderen Seite. Eigentlich drei inklusive Vorgaben der Geschäftsleitung. Meine Aufgabe war klar: Die offenen Enden zusammenbringen!
Intranet 4.0 – grenzenlose Möglichkeiten
Mittlerweile – ein paar Jahre, jede Menge Erfahrung und viel Intranet-Evolution später – ist das Intranet als Eintrittstor in die digitale Arbeitswelt in vielen Unternehmen längst selbstverständlich geworden. Das stationäre Mitarbeiterportal hat weitgehend abgedankt. Moderne Intranets sind mobil und interaktiv, sie dienen der Kommunikation und Mitarbeiterbindung, bieten Wissen und Services, sind als „Front Door Intranet“ Startpunkt für Enterprise- und Kollaboration-Tools.
Moderne Software erlaubt eine bedarfsorientierte Schwerpunktsetzung. Sie ist variabel und in bestehende technische Plattformen integrierbar, passt sich an die dynamische Unternehmenswelt an und lässt sich agil implementieren. Eine zeitgemäße Intranet-Lösung ist ein Werkzeugkasten der (fast) grenzenlosen Möglichkeiten – so wandelbar und vielfältig wie die Organisationen, in denen sie zum Einsatz kommt. Eines gilt jedoch nach wie vor: Für die Einführung oder Überarbeitung des Intranets ist eine gezielte Planung essenziell, die sich nüchtern an der Unternehmensrealität orientiert. Warum?
Intranet: Relevanz ist A und O
Der Sharepoint kann noch so viele Schnittstellen bedienen, das Social Intranet noch so nette Communities bieten. Wenn die Zielgruppen keinen Mehrwert darin sehen, werden sie das schickste Intranet nicht nutzen. Die interne Plattform ist zentraler Anlaufpunkt für jeden Mitarbeitenden, jeden Tag: im Homeoffice oder im Büro, am Produktionsplatz oder mobil, Hausmeister oder CEO, in Deutschland oder Südafrika. Für jeden und jede muss es über die geräteseitige Voreinstellung hinaus persönlich relevante Gründe geben, um das Intranet am Desktop oder in der App zu öffnen. Das können der Urlaubsantrag oder der Kantinenplan sein, der IT-Support oder die Reisebuchung, die Kommunikation im Arbeitsteam oder eine benötigte Fachinformation. Gibt es diese individuelle Relevanz nicht, wird die Nutzung des Intranets hinter den Erwartungen zurückbleiben. Die KPIs zu Aktivität und Interaktion werden enttäuschend niedrig ausfallen.
Verlockung Software
Auch wenn die bereits vorhandene IT-Plattform viele Möglichkeiten bietet, auch wenn hoch spezialisierte Software wie Sharepoint oder Staffbase mit verlockenden Funktionen und Nutzungsszenarien aufwartet, auch wenn die IT bestimmte Lösungen favorisiert – wichtig ist und bleibt allein die Unternehmensrealität. Und hier kommt der Intranet-Manager ins Spiel. Seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen nicht ziellos den Verlockungen der Software-Anbieter erliegt. Die technische Plattform und Struktur des Intranets müssen an den Anforderungen ausgerichtet wird – nicht umgekehrt! Wer vorgefertigte IT-Lösungen unhinterfragt akzeptiert, weil sie so cool, kompetent und kostengünstig daherkommen, verspielt die Chance auf ein Intranet, das sich am tatsächlichen Bedarf seiner User orientiert.
Der Intranet-Manager vermittelt
Das Intranet muss zum Unternehmen passen – zu seinen Menschen, Produkten, Prozessen, Werten, seiner Struktur und Kultur. Die Intranet-Managerin oder der Intranet-Manager muss mit der Unternehmensrealität vertraut sein, zum Beispiel durch Mitarbeiterbefragung oder Einzelinterviews bzw. via Auswertung des existierenden Intranets. Er gewichtet die Ergebnisse und koordiniert die Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen, vermittelt zwischen den Vorstellungen der Chefetage und dem Bedarf der Belegschaft, adaptiert die Unternehmensvision und erarbeitet auf dieser Basis die Intranet-Strategie. Sie kennt die Zielgruppen und Stakeholder und versteht die Sprache der IT. Er überwacht die Umsetzung, bleibt flexibel und offen für Anpassungen, ohne das Ziel aus dem Blick zu verlieren.
Intranet: Die Kunst des Möglichen
Natürlich spielen die Ressourcen für die Erstellung, Überarbeitung und Pflege des Intranets eine entscheidende Rolle. Gerade für KMU ist dies oft die größte Herausforderung. Intranet ist, wie alle Investitionen, die Kunst des Möglichen, die Balance zwischen Aufwand und Nutzen. Soll es eine erfolgreiche Investition werden, muss es jemanden geben, die oder der die Verantwortung für das Gelingen übernimmt: als Projektkoordinatorin und Prozess-Owner, als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und Technik, mit einem klaren Blick auf die Realität im Unternehmen und die Bedürfnisse seiner Intranet-User.
Dieser Beitrag wurde ohne die freundliche Unterstützung der KI geschrieben. Die Illustration ist das Ergebnis von Microsoft Designer.